当事务堆积如山——时间管理的技巧

作者:闻心 来源:心理与健康 发布时间:2016-02-29 阅读量:0

近来,被工作和生活搅得焦头烂额的晓静认为自己得了产后抑郁症。女儿出生4个月后,她便不听家人劝阻匆匆忙忙地上班了。最初,同事们很照顾她,帮她打理一些无关紧要的事务,但是时间久了,晓静不太好意思麻烦别人,总是加班来完成自己的工作。作为部门的负责人,晓静的工作压力很大,同事之间的竞争也非常大,这使得晓静有一种压迫感。

今年,公司新聘来一位非常优秀的项目经理,与晓静同龄,目前单身,还没有结婚。面对强有力的竞争对手,晓静的心中总有一种危机感,为了提升自己的业务能力,晓静与丈夫商量利用业余时间进修,力争考取高级职称,以确保她在公司的位置。但是这样一来,她的工作和生活就遇到了非常大的挑战,好在丈夫很体贴,同意了她的做法。

现在,孩子已经快2岁了,家里虽然请了保姆,但晓静依然觉得对孩子的教育是需要自己亲自去做,别人是替代不了的,所以,即使再忙再累,她也会争取多陪伴女儿,为女儿做她爱吃的饭菜,讲她爱听的故事。这也使得晓静每天很晚才能睡觉,睡眠严重不足。

对工作和生活质量要求都颇高的晓静感到越来越疲惫,每天有忙不完的事情,这令她筋疲力尽,极度焦虑,常常与爱人发生口角。家里的小保姆觉得她太挑剔,单位同事也说她现在脾气太急,不像过去那样容易接近了,晓静担心自己患了产后抑郁,为此,她走进了咨询室。

分析与干预

通常,产后抑郁是发生在生产之后6个月左右的时间,在不出现强烈刺激的情况下,在几个月后往往会自行痊愈。而晓静生产已经有两年的时间,所以,关于产后抑郁的自我诊断其实只是她在为自己情绪问题寻找原因的一种方式。她需要给自己一个理由,用以缓解强压下疲惫的身心状态。

我通过晓静对自己一周工作生活内容所作的时间记录发现,她的时间安排得非常紧张,一天中要计划完成的事情几乎是不可能做到的。于是,在记录中我发现很多从周一一直拖到周末都没有能够完成的大量事务。由于她在时间管理上出现了问题,导致焦虑情绪不断堆积,并使得紧张感和无助感激增。情绪问题的始作俑者是心理压力与追求完美的心理特质,对于晓静来说,解决情绪问题可以从掌握恰当的时间管理方法开始。

1 运用十字坐标法,确定行为内容

将每日要做的事情分出轻重缓急,而这也是科学地进行时间管理最基本的一个步骤。在咨询室里,我请晓静以一天为单位,将24小时中需要做的事情列出清单,继而请她将睡眠等生活必须时间与上下班的路程时间扣减掉,确定当日可用于完成清单中事项的大致时间。然后,将这些事项按照十字坐标的方式分成四类:紧急不重要的事务、重要且紧急的事务、不重要不紧急的事务、重要不紧急的事务。我让她从中抽取出一天中必须要完成的6件事务,晓静给出的答案是:(1)陪宝宝一起玩耍(包括读书时间、游戏时间)至少一小时;(2)汇总部门工作进展资料,找出问题并确定下一步工作安排;(3)与领导就部门近来遇到的问题进行工作沟通;(4)完成报表;(5)完成进修笔记,查找学习资料;(6)喂宝宝吃晚饭。

除此之外,我让晓静再列出在时间允许的情况下有可能完成的3件事务,以及可以转由他人完成的事务,最后,将清单中可以拖延下来的事情用笔画掉。如此一来,晓静在一天中需要完成的事务实际上只有6-9件。根据日程表,晓静将这几件事务分别列入具体的时间段,减少了工作中的无序与慌乱感。

2 学会授权,减轻自身的工作量

在可以转由他人完成的事务上,晓静最初只列出了2项:(1)女儿的晚餐可以由婆婆做;(2)装订上季度部门业绩汇总表,可以请部门副经理操作。

在经过反复斟酌之后,晓静又艰难地列出了2项可以授权他人处理的事务。对于晓静来说,有些工作转由他人处理,会有一种不踏实感,总担心别人做不好,这是很多完美主义者常出现的心理状态。而晓静身边的人大多也不太愿意接受她的布置,由于晓静总是追求尽善尽美,所以,她常常对身边的人很挑剔。很显然,被列举出来的这些事情都是一些并不重要,却又需要花大量时间的事务。由于晓静自己分身乏术,所以,也只有托办了。在这些事务中,晓静要学会授权的时候就将自己的要求表述清楚,以防止之后出现问题闹得双方都不愉快。同时,还要学会接受既成事实,而不是不断地挑剔对方。

3 简化处事,降低时间成本

晓静做事很细致,这是她的一个优势,但很多时候也在制约她的行为。因为担心出错,每做一件事情她都会反复斟酌,再三考虑。即使是当天晚上孩子该听什么故事这类事情,她都要考虑再三,所以,她觉得很累。太过严谨的做事方式曾经令她的领导很头痛,因为严谨总是会使决策打折扣,这几乎成为晓静职业生涯的一大制约。

我让晓静选一件相对重要的事情,进行简化性模拟训练。首先,让她将这件事情的工作流程排列下来,继而从中找出重点环节,像剪枝一样简化流程,抛弃不必要的程序,帮助晓静在行为上做到有序而简洁。

通过以上三个步骤,晓静从繁复、杂乱的工作和生活状态中解脱出来了’加上一些放松训练等辅助方式,她的焦虑情绪得到了缓解,工作效率与生活质量明显得到了改善。