［摘要］当前党校档案管理中存在的主要问题是：档案意识淡薄；档案制度缺失；收藏技术落后；专业素质偏低；开发利用不够。创新党校的档案管理工作，使之更好地为党校教学、科研、行政管理等方面服务，要努力做到：增强档案意识，实现宣传教育经常化；依法规范管理，实现档案工作制度化；丰富室藏内容，实现档案管理信息化；提高人员素质，实现档案管理科学化；充分开发利用，实现档案资源共享化。
［关键词］档案管理；管理创新；党校
［中图分类号］Ｇ２７１
［文献标识码］Ａ
［文章编号］１６７２－２４２６（２０１２）１１－００８８－０３
档案是人类实践活动的真实记录，是社会文明发展的重要见证。档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作，也是一项政治性、机要性和服务性较强的工作。党校是培养党员领导干部和理论干部的学校，是党委的重要部门，党校的档案工作，与党政机关、普通高等院校既有共性，又有自身的特殊性。党校档案管理工作主要指对党校系统中的教学、科研、行政事务等活动中形成的各种文字、图表、声像等档案资料进行管理和提供利用服务的过程。党校档案真实地反映了党校发展、变化、教学及管理过程中的每一个环节，是党校重要的信息资源。
一、党校档案管理中存在的主要问题
发现问题是分析问题、解决问题的基础和前提。《没有问题就是最大的问题》的作者认为“提出问题的能力是一切能力的核心。”现将党校档案管理中存在的问题加以归纳以供研究。
（一）档案意识淡薄
档案工作是党校管理工作中不可缺少和忽视一个重要部分，做好党校档案管理工作，一方面可以为党校教学、科研及其他管理部门提供可靠原始依据，另一方面还能够为党校发展和科学决策提供有价值的参考依据。但长期以来，普遍存在对档案工作意识不强的问题，主要表现为“三多三少”，即宣传的多，落实的少；“硬件”建设多，“软件”建设少；立卷归档多，开发利用少。一部分人认为档案工作跟自己关系不大，需要收集整理的只不过是管理承办过的文件而已，没有充分意识到档案在实际工作中所发挥的重要作用。再加上一些档案管理工作人员对这项工作没有给予高度重视，工作中缺乏责任感，又没有扎实的档案管理理论知识和科技知识，仅仅满足于保管好文件，能通过档案部门的年检就行，对档案事业在社会发展中的战略作用和重要意义缺乏足够的认识。
（二）档案制度缺失
有不少地方党校虽然制定了一些档案管理制度，但大部分都是对纸质档案特别是文书档案的收集、整理、归档要求有详细明确的规定，而对其他门类档案特别是电子档案的归档要求不够明确。随着信息时代数字化和网络化的普及和利用，电子档案的收集、整理、归档也尤为重要，不能简单地把已形成的电子文件的光盘存放档案室，因为电子档案和纸质档案不仅外形上不同，在记录格式、载体形式上也有所区别，在处理方法、管理内容上也相差甚远，必须建立健全电子文件档案归档和管理制度。由于管理制度不完善，党校系统中的档案管理工作尚未形成比较系统的工作程序、工作细则，致使档案收集、整理和分类没有完整的统一标准。随着党校教学、科研工作不断增添新的内容，培训任务范围逐渐扩大，客观上也使档案的收集、整理和利用越来越频繁，档案管理的要求也越来越高。
（三）收藏技术落后
现在多数党校都是实行档案统一管理，集中保管，还有一些地方党校由于经费投入受限，库房面积小，室藏种类比较单一，而统一保管大多数是以党政机关的文书档案为主，其他门类档案及实用型档案比率比较低，不能满足当前形势下教学和科研等多方面多层次的利用需要。虽然多数档案部门已配备了计算机、打印机、扫描仪、数码相机等现代化设备，但仅仅用于文字处理、目录注入等方面，实行文档电子化管理的单位较少。很多党校都实现了办公自动化，但对于利用计算机技术来研究开发档案管理系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等来看，功能的设计还比较单一，普遍缺乏综合处理技术能力。
（四）专业素质偏低
目前，党校档案管理人员的专业素质参差不齐，经过正规培训的人员相对较少，非专业改行的人员较多，特别是新世纪以来，既熟悉档案工作内容，又懂得档案管理，还能进行档案管理深层次研究和开发的专业人才十分匮乏；既会纸质档案管理，又懂电子档案管理的人才十分稀缺。随着现代科学技术的发展，尤其是在计算机缩微和光盘技术等在档案管理中的普遍推广，对档案工作人员的素质要求也越来越高。档案管理人员不仅要有一定的档案方面的专业知识，还要具备熟练地操作计算机，利用各种相关软件对新型档案利用活动进行管理。此外，由于受编制及其工作任务的影响，兼职的档案员比较多，档案工作者的文化素质和工作能力参差不齐，再加上频繁的工作调动，严重地影响了档案工作的开展和档案队伍的建设。
（五）开发利用不够
党校档案工作的根本目的在于最大限度地开发利用信息资源，为党校建设和发展提供服务。目前一些党校在档案管理工作依然停留在建档管档、看家守摊、你查我找的水平上，重内部管理，轻对外服务，没有更多地利用、开发档案信息资源，致使许多比较珍贵、有很高利用价值的档案材料常年被束之高阁，不能发挥其应用功能。一些档案管理工作者只是奔忙于档案的收集、整理、防虫、清尘等工作，往往忽视编研工作，档案利用工具仍旧停留在几套案卷目录、文件汇编上，服务处于被动状态。这与当今信息时代提供高质量、高效率信息服务的要求很不适应。
二、党校档案管理工作的创新
如何创新党校的档案管理工作，更好地为党校教学、科研、行政管理等方面提供完整、系统的档案信息资源，服务于各方面工作的需要，是当前我们需要关注的首要问题。为此，创新党校档案管理工作要努力做到“五个实现”。
（一）增强档案意识，实现宣传教育经常化
增强档案意识，做好档案宣传，是摆在我们面前的首要任务，这也需要党校全体教职员工的共同参与。应该经常通过报刊、图片、电视等多种形式广泛而有效地宣传，让党校全体教职员工了解档案知识，掌握档案法律、法规的内容，强化档案意识，使其在实际工作中不仅能自觉将归档材料收集、整理、归档，而且还能懂得如何利用档案为学校和社会服务。档案管理工作人员不能只呆在档案室工作，还应对全校专（兼）职档案工作人员进行培训和指导，协助他们高质量地完成日常档案材料的收集和立卷工作。
（二）依法规范管理，实现档案工作制度化
制度化是做好档案管理工作的基础，只有制度化的档案管理得到贯彻落实，档案管理工作才能发挥应有的作用。档案管理的工作任务要分解到位、落实到人，构建档案的立卷归档、保管、利用、保密、统计鉴定、移交等制度，建立健全岗位责任制，档案工作要列入年度考核计划，完善档案管理的奖惩制度，特别是要尽快建立健全电子档案归档管理制度。电子文件来源广泛，业务管理部门的承办人在承办纸质文件的同时，必须保留电子文件存储介质，将具有保存利用价值的纸质档案和电子档案一同归档。各级党校主管部门要加强档案管理工作的监督、检查与指导，加强业务培训，依法规范档案管理工作，奖惩分明，逐步使档案管理工作走向科学、规范、健康发展的轨道。
（三）丰富室藏内容，实现档案管理信息化
如果一个单位馆（室）藏档案不丰富、档案资源贫乏，就很难发挥档案所具有的作用。由此可见，丰富馆（室）藏、增加档案信息量是做好档案提供利用的保证。对党校档案工作来说，要加大资金的投入，保证有足够的库存空间，增加各种门类档案的种类，丰富馆（室）藏内容。只有馆（室）藏丰富了，才能有效地为学校教学、科研提供服务。档案管理部门要充分应用电子档案管理系统，充分利用网络技术，构建信息桥梁。各部门要通过内外网接收党校相关文件材料，并通过网络归档相关电子材料。这不仅可以大大提高工作效率，工作质量也能上一个大的台阶。此外，还可以与本校的图书馆一起，构建以网络为基础的服务平台，集图书、档案为一体，实现档案管理信息化。
（四）提高人员素质，实现档案管理科学化
党校不同于其他普通学校，有它的特殊性。党校档案管理是一项涉及面广，既严谨又细致的工作，这项工作要求管理人员首先具有一定的政治素质，不仅要有高度的思想觉悟、政治热情，而且还要维护党校档案管理工作的系统性、完整性、连续性、规范性。其次，要具备良好的职业道德修养，要有全心全意为党校教学、科研服务的意识，要有爱岗敬业的精神，热爱档案事业，关心档案建设，甘愿默默无闻，致力于服务大局。再者，要有较高的业务水平，掌握一定的专业知识，熟悉自己的业务范围，要根据工作的性质、特点丰富相应的专业知识，建立与本职工作相适应的知识结构。最后，要大力提高档案管理人员的信息处理能力，使他们成为既掌握信息理论与信息知识，又能熟练地运用数字化技术来收集、查阅档案管理的专业人才。
（五）充分开发利用，实现档案资源共享化
党校档案既有它的专用性，又有它的独特性，我们应该充分利用这一资源，对档案资料有针对性地整理归类，最终形成兼具实用价值、准确性、权威性的档案信息。只有实现档案资源的共享，才能使其发挥更大的应用效益。首先，要建立党校档案信息共享服务渠道，以规范和共享的党校档案信息资源为基础，增强档案信息的服务能力。要加大档案信息的研发力度，充分利用信息化手段，做好档案目录汇编的编辑工作，定期公布库藏情况，以便教职工及时查阅。做好档案信息内容的加工和增值服务工作，由被动服务转向主动服务，搞好智能服务，开展指导服务，提供信息咨询，努力提高党校档案信息资源开发利用的深度。其次，充分利用校内网络优势，提高电子信息利用率。要在党校教学的不同阶段、教学进程的不同周期、针对不同的教学岗位和教学任务，充分展示档案工作高质量的服务水平。要使党校的档案工作不仅能更好地服务于本校的教学、科研等工作，还要增强主动性，扩大服务范围，充分地发挥党校档案工作的社会效益。
加强和完善新时期的档案管理工作，是党校系统的一项重要课题，需要我们在党校档案管理的实践中进行深入地探索和研究，进而使党校的档案管理工作科学化、规范化、信息化，更好地发挥档案在党校建设和发展中的重要作用。
责任编辑 张小莉