新时期党校档案管理问题研究与创新

作者:王冰冰 来源:党政干部学刊 发布时间:2016-07-21 阅读量:0

[摘要]当前党校档案管理中存在的主要问题是:档案意识淡薄;档案制度缺失;收藏技术落后;专业素质偏低;开发利用不够。创新党校的档案管理工作,使之更好地为党校教学、科研、行政管理等方面服务,要努力做到:增强档案意识,实现宣传教育经常化;依法规范管理,实现档案工作制度化;丰富室藏内容,实现档案管理信息化;提高人员素质,实现档案管理科学化;充分开发利用,实现档案资源共享化。

[关键词]档案管理;管理创新;党校

[中图分类号]G271

[文献标识码]A

[文章编号]1672-2426(2012)11-0088-03

档案是人类实践活动的真实记录,是社会文明发展的重要见证。档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作,也是一项政治性、机要性和服务性较强的工作。党校是培养党员领导干部和理论干部的学校,是党委的重要部门,党校的档案工作,与党政机关、普通高等院校既有共性,又有自身的特殊性。党校档案管理工作主要指对党校系统中的教学、科研、行政事务等活动中形成的各种文字、图表、声像等档案资料进行管理和提供利用服务的过程。党校档案真实地反映了党校发展、变化、教学及管理过程中的每一个环节,是党校重要的信息资源。

一、党校档案管理中存在的主要问题

发现问题是分析问题、解决问题的基础和前提。《没有问题就是最大的问题》的作者认为“提出问题的能力是一切能力的核心。”现将党校档案管理中存在的问题加以归纳以供研究。

(一)档案意识淡薄

档案工作是党校管理工作中不可缺少和忽视一个重要部分,做好党校档案管理工作,一方面可以为党校教学、科研及其他管理部门提供可靠原始依据,另一方面还能够为党校发展和科学决策提供有价值的参考依据。但长期以来,普遍存在对档案工作意识不强的问题,主要表现为“三多三少”,即宣传的多,落实的少;“硬件”建设多,“软件”建设少;立卷归档多,开发利用少。一部分人认为档案工作跟自己关系不大,需要收集整理的只不过是管理承办过的文件而已,没有充分意识到档案在实际工作中所发挥的重要作用。再加上一些档案管理工作人员对这项工作没有给予高度重视,工作中缺乏责任感,又没有扎实的档案管理理论知识和科技知识,仅仅满足于保管好文件,能通过档案部门的年检就行,对档案事业在社会发展中的战略作用和重要意义缺乏足够的认识。

(二)档案制度缺失

有不少地方党校虽然制定了一些档案管理制度,但大部分都是对纸质档案特别是文书档案的收集、整理、归档要求有详细明确的规定,而对其他门类档案特别是电子档案的归档要求不够明确。随着信息时代数字化和网络化的普及和利用,电子档案的收集、整理、归档也尤为重要,不能简单地把已形成的电子文件的光盘存放档案室,因为电子档案和纸质档案不仅外形上不同,在记录格式、载体形式上也有所区别,在处理方法、管理内容上也相差甚远,必须建立健全电子文件档案归档和管理制度。由于管理制度不完善,党校系统中的档案管理工作尚未形成比较系统的工作程序、工作细则,致使档案收集、整理和分类没有完整的统一标准。随着党校教学、科研工作不断增添新的内容,培训任务范围逐渐扩大,客观上也使档案的收集、整理和利用越来越频繁,档案管理的要求也越来越高。

(三)收藏技术落后

现在多数党校都是实行档案统一管理,集中保管,还有一些地方党校由于经费投入受限,库房面积小,室藏种类比较单一,而统一保管大多数是以党政机关的文书档案为主,其他门类档案及实用型档案比率比较低,不能满足当前形势下教学和科研等多方面多层次的利用需要。虽然多数档案部门已配备了计算机、打印机、扫描仪、数码相机等现代化设备,但仅仅用于文字处理、目录注入等方面,实行文档电子化管理的单位较少。很多党校都实现了办公自动化,但对于利用计算机技术来研究开发档案管理系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等来看,功能的设计还比较单一,普遍缺乏综合处理技术能力。

(四)专业素质偏低

目前,党校档案管理人员的专业素质参差不齐,经过正规培训的人员相对较少,非专业改行的人员较多,特别是新世纪以来,既熟悉档案工作内容,又懂得档案管理,还能进行档案管理深层次研究和开发的专业人才十分匮乏;既会纸质档案管理,又懂电子档案管理的人才十分稀缺。随着现代科学技术的发展,尤其是在计算机缩微和光盘技术等在档案管理中的普遍推广,对档案工作人员的素质要求也越来越高。档案管理人员不仅要有一定的档案方面的专业知识,还要具备熟练地操作计算机,利用各种相关软件对新型档案利用活动进行管理。此外,由于受编制及其工作任务的影响,兼职的档案员比较多,档案工作者的文化素质和工作能力参差不齐,再加上频繁的工作调动,严重地影响了档案工作的开展和档案队伍的建设。

(五)开发利用不够

党校档案工作的根本目的在于最大限度地开发利用信息资源,为党校建设和发展提供服务。目前一些党校在档案管理工作依然停留在建档管档、看家守摊、你查我找的水平上,重内部管理,轻对外服务,没有更多地利用、开发档案信息资源,致使许多比较珍贵、有很高利用价值的档案材料常年被束之高阁,不能发挥其应用功能。一些档案管理工作者只是奔忙于档案的收集、整理、防虫、清尘等工作,往往忽视编研工作,档案利用工具仍旧停留在几套案卷目录、文件汇编上,服务处于被动状态。这与当今信息时代提供高质量、高效率信息服务的要求很不适应。

二、党校档案管理工作的创新

如何创新党校的档案管理工作,更好地为党校教学、科研、行政管理等方面提供完整、系统的档案信息资源,服务于各方面工作的需要,是当前我们需要关注的首要问题。为此,创新党校档案管理工作要努力做到“五个实现”。

(一)增强档案意识,实现宣传教育经常化

增强档案意识,做好档案宣传,是摆在我们面前的首要任务,这也需要党校全体教职员工的共同参与。应该经常通过报刊、图片、电视等多种形式广泛而有效地宣传,让党校全体教职员工了解档案知识,掌握档案法律、法规的内容,强化档案意识,使其在实际工作中不仅能自觉将归档材料收集、整理、归档,而且还能懂得如何利用档案为学校和社会服务。档案管理工作人员不能只呆在档案室工作,还应对全校专(兼)职档案工作人员进行培训和指导,协助他们高质量地完成日常档案材料的收集和立卷工作。

(二)依法规范管理,实现档案工作制度化

制度化是做好档案管理工作的基础,只有制度化的档案管理得到贯彻落实,档案管理工作才能发挥应有的作用。档案管理的工作任务要分解到位、落实到人,构建档案的立卷归档、保管、利用、保密、统计鉴定、移交等制度,建立健全岗位责任制,档案工作要列入年度考核计划,完善档案管理的奖惩制度,特别是要尽快建立健全电子档案归档管理制度。电子文件来源广泛,业务管理部门的承办人在承办纸质文件的同时,必须保留电子文件存储介质,将具有保存利用价值的纸质档案和电子档案一同归档。各级党校主管部门要加强档案管理工作的监督、检查与指导,加强业务培训,依法规范档案管理工作,奖惩分明,逐步使档案管理工作走向科学、规范、健康发展的轨道。

(三)丰富室藏内容,实现档案管理信息化

如果一个单位馆(室)藏档案不丰富、档案资源贫乏,就很难发挥档案所具有的作用。由此可见,丰富馆(室)藏、增加档案信息量是做好档案提供利用的保证。对党校档案工作来说,要加大资金的投入,保证有足够的库存空间,增加各种门类档案的种类,丰富馆(室)藏内容。只有馆(室)藏丰富了,才能有效地为学校教学、科研提供服务。档案管理部门要充分应用电子档案管理系统,充分利用网络技术,构建信息桥梁。各部门要通过内外网接收党校相关文件材料,并通过网络归档相关电子材料。这不仅可以大大提高工作效率,工作质量也能上一个大的台阶。此外,还可以与本校的图书馆一起,构建以网络为基础的服务平台,集图书、档案为一体,实现档案管理信息化。

(四)提高人员素质,实现档案管理科学化

党校不同于其他普通学校,有它的特殊性。党校档案管理是一项涉及面广,既严谨又细致的工作,这项工作要求管理人员首先具有一定的政治素质,不仅要有高度的思想觉悟、政治热情,而且还要维护党校档案管理工作的系统性、完整性、连续性、规范性。其次,要具备良好的职业道德修养,要有全心全意为党校教学、科研服务的意识,要有爱岗敬业的精神,热爱档案事业,关心档案建设,甘愿默默无闻,致力于服务大局。再者,要有较高的业务水平,掌握一定的专业知识,熟悉自己的业务范围,要根据工作的性质、特点丰富相应的专业知识,建立与本职工作相适应的知识结构。最后,要大力提高档案管理人员的信息处理能力,使他们成为既掌握信息理论与信息知识,又能熟练地运用数字化技术来收集、查阅档案管理的专业人才。

(五)充分开发利用,实现档案资源共享化

党校档案既有它的专用性,又有它的独特性,我们应该充分利用这一资源,对档案资料有针对性地整理归类,最终形成兼具实用价值、准确性、权威性的档案信息。只有实现档案资源的共享,才能使其发挥更大的应用效益。首先,要建立党校档案信息共享服务渠道,以规范和共享的党校档案信息资源为基础,增强档案信息的服务能力。要加大档案信息的研发力度,充分利用信息化手段,做好档案目录汇编的编辑工作,定期公布库藏情况,以便教职工及时查阅。做好档案信息内容的加工和增值服务工作,由被动服务转向主动服务,搞好智能服务,开展指导服务,提供信息咨询,努力提高党校档案信息资源开发利用的深度。其次,充分利用校内网络优势,提高电子信息利用率。要在党校教学的不同阶段、教学进程的不同周期、针对不同的教学岗位和教学任务,充分展示档案工作高质量的服务水平。要使党校的档案工作不仅能更好地服务于本校的教学、科研等工作,还要增强主动性,扩大服务范围,充分地发挥党校档案工作的社会效益。

加强和完善新时期的档案管理工作,是党校系统的一项重要课题,需要我们在党校档案管理的实践中进行深入地探索和研究,进而使党校的档案管理工作科学化、规范化、信息化,更好地发挥档案在党校建设和发展中的重要作用。

责任编辑 张小莉